Luottamuksellisuus rekrytoinnissa – ammattimaista riskinhallintaa

Luottamuksellisuus on yksi käytetyimpiä palvelulupauksia rekrytointikonsultoinnissa. Lupauksen sisältö näyttää kuitenkin yllättävän usein jäävän määrittelemättä. Voidaan myös kysyä tarvitaanko lainkaan sellaista lupausta, joka on ammatinharjoittamisen perusedellytys ja näin ollen itsestäänselvyys. Lupauksen esittäjä sitoutuu joka tapauksessa noudattamaan sekä hyvää ammattietiikkaa että asiaan liittyviä lukuisia juridisia määräyksiä.

Johtotason rekrytoinneissa huolellisuusvaatimus korostuu pitkin matkaa. Huolellisuus ei saisi herpaantua hetkeksikään. Konsultin velvoitteet tulevat voimaan jo alkuneuvotteluissa ennen varsinaisen konsultointitarjouksen esittämistä. Toimeksiantoneuvotteluista lähtien saadaan luottamuksellista, vain sisäpiirille tarkoitettua tietoa. Tästä syystä kirjallinen salassapitosopimus on yleistyvä yritysten käyttämä varotoimi, millä asioiden pysyminen rajatussa piirissä halutaan turvata.Pörssiyhtiön ollessa kyseessä konsultin on tietenkin syytä perehtyä myös käytössä oleviin hyvää hallintotapaa koskeviin ohjeisiin.

Konsulttitoimistossa salassapitovelvoitteet koskevat tietenkin myös tiedonhankintaan osallistuvia tutkijakonsultteja sekä muita dokumenttien laatijoita ja käsittelijöitä. Asiakkaalla on lupa edellyttää, että konsulttiyrityksen tietoturva-asiat ovat kaikilta osin kunnossa. Palomuurisuojausten ja virusturvapäivitysten sekä monien muiden dokumenttihallinnan yksityiskohtien on oltava kunnossa.

Asiantuntijatyö ei ole sidottu toimistoympäristöön. Tehtävien hoito edellyttää yhä enemmän liikkumista, jolloin matkustamiseenkin liittyvä aika pyritään hyödyntämään tehokkaasti. Osaavatko alan ammattilaiset toimia junissa, lentokentillä tai hotellien avoimissa tiloissa siten, että ulkopuoliset henkilöt eivät joudu tahtomattaan näkemään tai kuulemaan asioita, jotka eivät näille kuulu. Valitettavasti aika-ajoin kuulee todistajalausuntoja siitä, kuinka hyvän ammatillisen käytännön perusasiat ovat päässeet rekrytointiasiaa hoitavalta konsultilta unohtumaan.

Haastattelutapaamisten järjestäminen on oma ammatillinen taitolajinsa. Lähtökohtana on pidettävä sitä, että julkiset tilat eivät täytä luottamuksellisuuskriteereitä. Vaativan tason tapaamisissa eliminoidaan jo tapaamispaikan valinnassa ja aikataulusuunnittelussa kaikki kandidaattien tahattomat kohtaamiset porraskäytävissä, hisseissä tai toimistojen ja hotellien vastaanottotiloissa. On ajateltava myös etuajassa saapuvien vieraiden ohjausta. Sama koskee haastattelun päätymistilannetta ja vieraan ohjaamista huomaamattomasti ulos tiloista.

Hankkeen edetessä tulee eteen uusia luottamuksellisuutta koskevia haasteita. Suosittelijalausuntojen hankkiminen on eräs näistä. Referenssikeskustelut on yleensä parasta säästää prosessin loppuvaiheeseen, jolloin tiedustelija voi suunnata varmistuskysymyksensä tarkemmin haastatteluissa aiemmin esille kohonneisiin teemoihin. Ilman kandidaatin lupaa referenssien tiedustelu on laitonta. Joskus tietovuodoksi tulkittavia inhimillisiä lipsahduksia voi sattua korkeissakin asemissa oleville referenssihenkilöille.

Johtajavalinnat ovat medialle suuren yleisön uteliaisuutta tyydyttäviä uutisaiheita. Hyvä toimittaja saattaa yrittää tunnistaa missä on kunkin prosessin heikoin lenkki, mistä voisi nyhtää tiedonmurusen meneillään olevasta valintaprosessista. Julkinen ennakkospekulaatio häiritsee hakuprosessia ja saattaa johtaa joidenkin suunniteltujen ehdokkaiden ennenaikaiseen vetäytymiseen hankkeesta. Julkisuuden ja luottamuksellisuuden välinen ristiriita on sovittamaton, kun puhutaan merkittävistä johtajavalinnoista. Konsulttitoimiston edustajan on aina noudatettava ehdotonta vaiteliaisuutta sinnikkäimpienkin toimittajien soitellessa asian perään. Mahdollinen tiedottaminen valintaprosessin etenemisestä on siis yksinomaan toimeksiantajan vastuulla.

Luottamuksellisuutta koskevalla ammatillisella lupauksella ei ole ajallista päätepistettä. Työuransa varrella konsultti voi tavata saman ehdokkaan useammankin hankkeen yhteydessä ja oppia tuntemaan tämän taitoja ja ominaisuuksia tavallista paremmin. Silloinkaan ei ilman ehdokkaan lupaa ole soveliasta muistella menneitä projekteja uuden toimeksiantajan kanssa. Jokainen valintaprojekti on ainutlaatuinen eri olosuhteineen ja ihmisetkin kehittyvät ja oppivat vuosien varrella.

Luottamuksellisuus ei siis tarkoita vain konsulttia itseään koskevaa huolellisuutta vaan se on mitä suurimmassa määrin rekrytointiyrityksen omaksumaa laadukasta valintaprosessin hallintaa lukemattomine pienine yksityiskohtineen.